المخزون
مخزون يستطيع أن يقول لك أي دفعة خرجت فعلًا
رقم المخزون لا يساوي أكثر من الانضباط الذي خلفه. أكاد يعامل كل حركة كحدث له صاحب، وقيمة قبل وقيمة بعد، ودفعة محددة خرج منها إن كنت تتبّع الدفعات. هذا هو الفرق بين أن تعرف أن عندك أربعمئة علبة، وأن تعرف أي أربعمئة، اشتُريت بأي كلفة، وتنتهي متى.
المخزون في أكاد رقم واحد لكل صنف أو متغيّر، ضمن عمل واحد. لا يوجد نموذج مواقع، ولا نموذج فروع، ولا ميزة نقل مخزون — والوضوح في هذا أهم من الغموض المُبهِر. ما يفعله أكاد بدل ذلك هو التعمّق غير الاعتيادي في هذا الرقم الواحد: أين تحرّك، ولماذا، ومن حرّكه، وكم كلّف، ومن أي دفعة جاء.
القاعدة التي تحت كل هذا أن الرقم يجب أن يكون محسوبًا كلما أمكن. مخزون الصنف الأصل هو مجموع متغيّراته. ومخزون المتغيّر، بعد تفعيل تتبّع الدفعات، هو مجموع دفعاته. لا شيء يُكتب في مكانين، فلا شيء يستطيع أن يناقض نفسه.
01
كل مسار يغيّر المخزون
المسارات ستة بالضبط، وكلها تكتب النوع نفسه من قيود السجل: المستخدم، والوقت، والمخزون قبل، والمخزون بعد.
| المسار | ماذا يحدث | قابل للعكس |
|---|---|---|
| تعديل يدوي | شخص يضع رقمًا جديدًا. ويُسجَّل الرقم قبل وبعد، وهذا ما يجعل الجرد قابلًا للمطابقة لاحقًا. | بتعديل آخر |
| طلبات البيع | يُخصم عند إنشاء الطلب، ويُعاد ضبطه بالفرق عند تعديله، ويُرجَع عند إلغائه أو التراجع عنه. | نعم، تلقائيًا |
| طلبات المتجر | الطلبات العامة تخصم المخزون بالطريقة نفسها التي تخصم بها طلبات التطبيق، عبر المسار البرمجي نفسه — لا حساب خاص لكل قناة. | نعم، تلقائيًا |
| استلام أمر شراء | الاستلام يُدخل المخزون، فيُنشئ أو يدمج دفعات للأصناف المتتبَّعة، ويزيد مخزون الصنف أو المتغيّر فيما عدا ذلك. | نعم، كليًا أو جزئيًا |
| إنشاء دفعة أو تعديلها أو حذفها | عمل مباشر على دفعة: تسجيل توريد، أو شطب تالف، أو تصحيح عدّ خاطئ. | بتعديل آخر |
| استيراد جماعي | استيراد جدول يكتب المخزون ويكتب قيود سجل لكل حركة يسببها. | باستيراد أو تعديل آخر |
كل واحدة من هذه العمليات تقفل سطر الصنف والمتغيّر والدفعات المتأثرة أثناء عملها. بيع آخر قطعة من كاشيرين في اللحظة نفسها ليس حالة نادرة في محل مزدحم، بل يوم عادي. والقفل هو ما يجعل الثاني يخسر بوضوح بدل أن يربح الاثنان.
02
القواعد خلف كل كتابة
أربعة قرارات تحكم ما يُسمح لأي من المسارات الستة أن يفعله.
تتبّع المخزون لكل صنف، لا للنظام كله
بعض الأشياء لا تُعدّ: خدمة، أو طبق يُحضَّر عند الطلب، أو رسم. أطفئ إدارة المخزون على ذلك الصنف فلا يُخصم منه أبدًا ويظهر متوفرًا دائمًا — بلا أرقام سالبة وهمية وبلا تنبيهات إعادة طلب كاذبة. ونسخة المطاعم تأتي بهذا الخيار مطفأً افتراضيًا للأطباق، لهذا السبب بالذات.
المخزون السالب قرار تتخذه مرة واحدة
إعداد على مستوى العمل كله يقرر هل يُسمح للبيع بتجاوز المخزون. إن كان مطفأً، تُرفض عملية البيع وتذكر الرسالة اسم الصنف أو المتغيّر، وكم متوفر، وكم طُلب — بلغة قارئها، ليتصرف من يقف على الكاشير. وإن كان مفعّلًا، يُسمح للرقم بالنزول تحت الصفر بدل تعطيل بيعة تعرف أنها حقيقية.
الأرقام المحسوبة لا تُكتب يدويًا
مخزون الأصل يأتي من المتغيّرات. ومخزون الصنف يأتي من الدفعات. لا يوجد مسار في النظام يضع رقمًا محسوبًا باليد، لأن الرقم الذي يمكن ضبطه بطريقتين سيُضبط بطريقتين يومًا ما.
لكل حركة صاحب
تغيير مخزون بلا اسم هو خلاف مؤجل. وكل قيد يحمل الشخص، واللحظة، والقيمة على طرفي التغيير.
03
الأقرب انتهاءً يخرج أولًا
تتبّع الدفعات اختياري لكل صنف، لأن أغلب الكتالوجات فيها أصناف تهم فيها الدفعات وأصناف كثيرة لا تهم. فعّله فتصير الدفعة هي المرجع: لكل دفعة كميتها، وكلفتها لكل وحدة أساسية، وتاريخ انتهائها، ورقمها، وملاحظاتها. ويصير مخزون الصنف مجموعها.
الخصم يبدأ من الأقرب انتهاءً، لا من الأقدم دخولًا — والفرق ليس نظريًا. الدفعات لا تصل بترتيب تواريخ انتهائها. توريد وصل في آذار قد ينتهي قبل توريد وصل في كانون الثاني. أكاد يُخرج الدفعات المؤرَّخة أولًا، الأقرب انتهاءً قبل غيرها، ثم يعود إلى الدفعات بلا تاريخ بترتيب إنشائها. فالبضاعة التي تغادر رفك هي الأقرب إلى أن تصبح بلا قيمة.
وكل عملية خصم تكتب سجل تخصيص يربط تلك الدفعة بذلك السطر من الطلب. هذا هو الجزء الهادئ الذي يجعل كل ما بعده ممكنًا: الإرجاع، وحساب الكلفة، ورفض حذف دفعة بيع منها شيء — كلها تقرأ السجلات نفسها.
- تفعيل تتبّع الدفعات لا يضيّع مخزونك الحالي: يُقفل الصنف وتُنشأ دفعة ترحيل لكل متغيّر تحمل الرقم الموجود.
- الدفعات تُرتَّب بالطريقة نفسها أينما ظهرت: غير الفارغة أولًا، والمؤرَّخة قبل غير المؤرَّخة، ثم الأقرب انتهاءً، ثم الأقدم إنشاءً. وصفحة الصنف تعيد أول ٥٠ دفعة مع إشارة إن كان هناك المزيد.
- حين يُسمح بالمخزون السالب، يُحمَّل البيع الزائد على الدفعة الأبعد انتهاءً بدل إنشاء دفعة وهمية. وحين لا يُسمح، تُرفض عملية البيع.
04
الجزء الأهم
الطلب الملغى يعود إلى الدفعات التي خرج منها
أغلب الأنظمة تُرجع رقمًا. أكاد يُرجع الدفعات. ولأن كل عملية خصم سجّلت أي دفعة استهلكت وكم، فإلغاء الطلب يعيد كل كمية إلى الدفعة التي خرجت منها بالضبط — بتواريخ الانتهاء الصحيحة والكلف الصحيحة، لا مبلغًا مجمّعًا يُرمى على أقرب دفعة. فالإلغاء يترك مخزونك في حالته الحقيقية، لا في حالة يتصادف أن مجموعها واحد.
كلفة البضاعة تعكس الدفعة التي شُحنت
بعد أن يعمل الخصم من الأقرب انتهاءً، تُضبط كلفة سطر الطلب على المتوسط المرجّح لكلف الدفعات المستهلكة فعلًا، وتُحدَّث كلفة الطلب الكلية. وإن جاء نصف السطر من دفعة رخيصة ونصفه من دفعة غالية، فهامشك يقول ذلك.
إعادة استلام دفعة تعيد حساب متوسط كلفتها
استلام كمية إضافية من دفعة موجودة يدمج الكلفة الداخلة في متوسط مرجّح قبل زيادة الكمية، فلا تُحسب المبيعات اللاحقة على سعر قديم. أما الدفعة التي نفدت تمامًا فتأخذ الكلفة الجديدة كما هي، لأنه لم يبق مخزون قديم يُحسب معه متوسط.
الدمج صارم عمدًا
الاستلام يُدمج في دفعة موجودة فقط إذا تطابق رقم الدفعة وتاريخ الانتهاء تمامًا. وأي اختلاف يُنشئ دفعة جديدة. اندماج دفعتين مختلفتين بصمت هو الخلل الذي يجعل سحب منتج من السوق مستحيل التتبّع، لذلك يفضّل النظام سطرًا زائدًا على سطر خاطئ.
الكلف تُحوَّل عند حدّ العبوة
كلفة الدفعة تُحفظ دائمًا لكل وحدة أساسية. وحين تستلم أمر شراء مسعّرًا بالكارتون، أو تبيع سطرًا مسعّرًا بالعلبة، يجري التحويل عند الدخول وعند الخروج، فلا تُحسب كلفة صنف يُباع بالعبوة أعلى باثني عشر ضعفًا بصمت.
05
حواجز الأمان
بيانات الدفعات تفقد قيمتها في اللحظة التي يمكن فيها تعديلها من تحت طلب شُحن فعلًا. وهذه أشياء محددة يرفض النظام أن يفعلها.
الدفعة التي خرج منها شيء لا تُحذف
إذا سحب أي طلب أو استلام من دفعة، تبقى تلك الدفعة. حذفها يترك طلبات تشير إلى مخزون لم يوجد قط، وهذا أسوأ من قائمة مزدحمة.
عكس أمر الشراء يفحص قبل أن يعمل
عكس الاستلام يفحص كل دفعة متأثرة أولًا ويرفض إن كانت وحدات من تلك الدفعة قد بيعت. والفحص يجمع كل التخصيصات على الدفعة، فلا تتراكم عدة عمليات بيع جزئية صغيرة لتتجاوز ما لاحظه العكس.
الشطب مسموح، ومسجَّل
تعديل دفعة يدويًا إلى أقل من مجموع ما خُصص منها مسموح، لأن الفقد والكسر والسرقة أمور حقيقية ولا يحق للنظام أن يتظاهر بغير ذلك. ما يفعله هو تسجيلها، بالرقم قبل وبعد، وباسمك.
الأقفال تبقى طوال الحركة
الأصناف والمتغيّرات والدفعات مقفلة طوال كل عملية تعديل، فتتسلسل عمليات البيع والتعديل والاستلام المتزامنة بدل أن تتداخل وتنتج رقمًا خاطئًا.
06
المورّدون وأوامر الشراء
الشراء هو المكان الذي تدخل منه أرقام الدفعات والكلف إلى بياناتك فعلًا، لذلك يحمل أمر الشراء مفردات المخزون كاملة لا نسخة مبسطة منها.
- 1
احفظ بيانات المورّدين كما يجب
الاسم، والبريد الإلكتروني، ورقما هاتف، والمدينة، وسطرا عنوان، والرمز البريدي، والملاحظات. وقائمة المورّدين تبحث في الحقول الثمانية معًا، فرقم هاتف تتذكر نصفه يجد الشركة الصحيحة. والحذف الجماعي يتبع سياسة النجاح الجزئي: يُثبَّت فقط إذا كانت هناك نجاحات وبقيت نسبة الفشل عند واحد من عشرة أو أقل، وإلا تراجع عن كل شيء.
- 2
افتح أمر شراء
كل أمر شراء يأخذ الرقم التالي من عدّاد خاص بعملك، فيكون الترقيم متسلسلًا بلا فجوات. وتُنسخ بيانات المورّد إلى الأمر: الهاتفان، والبريد، والمدينة، وسطرا العنوان، والرمز البريدي. عدّل المورّد أو احذفه بعد سنة، ويبقى أمر الشراء القديم يقول ممن اشتريت فعلًا.
- 3
سجّل رقم الدفعة لحظة الاستلام
أسطر الأمر تحمل الصنف، والمتغيّر، والكمية، والكلفة، والـ SKU، والصورة، والقسم، ونوع الصنف، واسم العبوة وكميتها وعددها — ورقم الدفعة وتاريخ الانتهاء وملاحظات الدفعة. ويُلتقط تاريخ الانتهاء والبضاعة أمامك، وهي اللحظة الوحيدة التي يستطيع فيها أحد أن يقرأه فعلًا من الكارتون.
- 4
استلم، والمخزون يسجّل نفسه
الاستلام يُنشئ أو يدمج دفعات للأصناف المتتبَّعة، بعد تحويل كلفة العبوة إلى كلفة لكل وحدة أساسية، ويزيد مخزون الصنف أو المتغيّر فيما عدا ذلك. وتُقفل الأسطر، ويُكتب قيد سجل لكل حركة، ويُعاد حساب مخزون الأصل. والمجاميع تتابع المنتجات، والرسوم الإضافية، وإجمالي الأمر، وإجمالي الوحدات.
- 5
اعكس الخطأ، كليًا أو جزئيًا
العكس يستطيع التراجع عن استلام كامل أو عن عدد من الوحدات في سطر واحد، مع تطبيق فحص البيع من تلك الدفعة أولًا واحترام إعداد المخزون السالب. ويدعم أمر الشراء ثلاثة مرفقات: فواتير المورّد بصيغة PDF حتى ١٠ MB، أو صور تمرّ بمسار معالجة الصور.
07
ما الذي سينتهي قريبًا، وكم يساوي
تقرير الانتهاء يوزّع مخزونك المؤرَّخ على أربع نوافذ تُحسب من اليوم. وهي منفصلة تمامًا، فلا يُعدّ شيء مرتين، ومجموع الشرائح يساوي الإجمالي.
| الشريحة | النافذة | ماذا تخبرك |
|---|---|---|
| منتهي | قبل اليوم | بضاعة لم تعد قابلة للبيع وما زالت على الرف. وعادةً هي الرقم الأكثر إثارة للدهشة في المرة الأولى. |
| ينتهي هذا الأسبوع | ٠–٧ أيام | نافذة خفّض سعره الآن. الأصناف والوحدات والقيمة المعرّضة للخسارة. |
| ينتهي هذا الشهر | ٨–٣٠ يومًا | ما زال هناك وقت لتصريفه بتخفيض أصغر أو بإدخاله في عرض. |
| ينتهي هذا الفصل | ٣١–٩٠ يومًا | أفق التخطيط: ما الذي لا تعيد طلبه، وما الذي تتوقف عن الشراء منه بكميات كبيرة. |
كل شريحة تعرض عدد الأصناف المتأثرة، والوحدات التي ستنتهي، والقيمة المعرّضة للخسارة، مسعّرة من كلفة الدفعة نفسها، وترجع إلى كلفة الصنف إن لم تكن للدفعة كلفة. والدخول في التفاصيل يعطيك سطرًا لكل صنف أو متغيّر مع وحداته، وقيمته المعرّضة، وأقرب تاريخ انتهاء، والأيام المتبقية، وعدد الدفعات، مرتبة من الأقرب. والتقرير ليس خاصًا بالصيدليات: كل عمل يتتبّع الدفعات يحصل عليه، ومن لا يتتبّعها يرى أصفارًا.
08
صحة المخزون
تقرير الانتهاء يجيب عن سؤال ما الذي سيتلف. وصحة المخزون تجيب عن السؤالين الآخرين: ما الذي يكلفك مبيعات لأنه غير موجود، وما الذي يكلفك نقدًا لأنه موجود. كل صنف يقع في واحدة من خمس فئات بالضبط، تُحسب من سرعة بيعه الفعلية.
نفد المخزون
لا شيء متوفر. ويُعرض معه رقم الإيراد المفقود في اليوم، محسوبًا من سرعة بيعه قبل أن ينفد — وهذا ما يحوّل قائمة رفوف فارغة إلى ترتيب أولويات.
أعد الطلب الآن
أيام التغطية نزلت إلى مدة التوريد أو تحتها. ووقت وصول البضاعة ستكون قد فرغت، أي أن هذا متأخر أصلًا.
أعد الطلب قريبًا
التغطية عند عدد الأيام المستهدف أو تحته. اللحظة المريحة لتقديم الطلب، لا اللحظة المستعجلة.
مخزون زائد
أكثر من ٩٠ يوم تغطية، أو مخزون قائم بسرعة بيع صفر — بضاعة راكدة. ويُعرض معها رأس المال المجمّد فيها.
سليم
تغطية تكفي للبيع براحة، وليست كبيرة إلى حد تجميد المال. ومعظم كتالوج مُدار جيدًا يجب أن يكون هنا.
مضبوط على مهنتك
نافذة القياس من ٧ إلى ٣٦٥ يومًا، وافتراضيًا ٣٠. وأيام التغطية المستهدفة من ١ إلى ٣٦٥، وافتراضيًا ١٤. ومدة التوريد من ٠ إلى ٣٦٥، وافتراضيًا ٣. بائع الخضار ومحل الأدوات لا يتفقان على معنى كلمة قريبًا.
سرعة البيع تُقاس بأمانة، والتقرير لا يخبرك ماذا تشتري
سرعة البيع هي الوحدات المباعة في النافذة مقسومة على الأيام التي كان الصنف متوفرًا فيها فعلًا — بحد أقصى عمر الصنف، فلا يُحاكَم منتج أُضيف الأسبوع الماضي كأنه كان أمامه ثلاثون يومًا للبيع. وتُحتسب المبيعات الحقيقية فقط، وتُدرج الأصناف المُدار مخزونها فقط، وتُجمع الكميات بالوحدة الأساسية تحديدًا كي لا يُقرأ صنف يُباع بالعلبة كأنه يبيع أبطأ باثني عشر ضعفًا. أما ما لن تفعله صحة المخزون فهو أن تحدد لك كمية الطلب أو المبلغ. هي تصف الوضع وتذكر كلفته — إيراد مفقود في اليوم حيث الرفوف فارغة، ورأس مال مجمّد حيث هي ممتلئة أكثر من اللازم — وتترك قرار الشراء لمن يعرف ما الذي سيورّده المورّد فعلًا.
09
التنبيه الذي يصل قبل المشكلة
التقرير لا ينفع إلا من يفتحه. وانتهاء الصلاحية بالذات شيء لا يفتح أحد تقريرًا عنه إلا بعد أن يكلفه، لذلك يرسله أكاد إليك.
مهمة تعمل مرة كل يوم في الصباح الباكر، وترسل شريحتين: مخزون وصل إلى حد السبعة أيام، ومخزون ينتهي اليوم. وكلتاهما تُطابق على اليوم بالضبط بالتوقيت المحلي لعملك — وهذا أيضًا ما يجعل التنبيه لا يتكرر من نفسه. لأن التشغيل يحدث مرة في اليوم ويطابق تاريخًا محددًا، لا يستطيع الصنف أن يحقق كل شريحة أكثر من مرة. فلا يوجد جدول لمنع التكرار يجب حفظه، وبالتالي لا يوجد جدول يمكن أن يختل ويبدأ بالإرسال مرتين.
وكل مستلم يحصل على ملخص واحد لا رسالة لكل صنف، بلغته، وبرابط مباشر إلى تقرير الانتهاء. ويصل إلى الملّاك وإلى كل من يملك صلاحية عرض ذلك التقرير — أي إلى من يستطيع أن يفعل شيئًا، لا إلى الفريق كله.
10
أسئلة
هل يجب أن أستعمل الدفعات؟
لا. تتبّع الدفعات اختياري لكل صنف، فتستطيع تشغيل الدفعات على عشرين منتجًا تهم فيها تواريخ الانتهاء وتترك الألفي منتج الباقية أرقام مخزون عادية. وتفعيله لاحقًا آمن: يُنقل الرقم الموجود إلى دفعة ترحيل بدل أن يضيع عند التحويل.
هل يتتبّع هذا الأرقام التسلسلية؟
لا. الدفعات على مستوى الدفعة لا على مستوى القطعة. تستطيع أن تعرف من أي دفعة خرجت البيعة، ولا تستطيع أن تعرف أي قطعة بعينها. وإن كان تتبّع رقم تسلسلي لكل قطعة شرطًا عندك، فهذا ليس النظام المناسب.
ماذا يحدث إذا باع شخصان آخر قطعة في اللحظة نفسها؟
الأصناف والمتغيّرات والدفعات مقفلة على مستوى السطر طوال كل عملية تعديل، فيتسلسل الطلبان. الأول يأخذ المخزون. والثاني إما يُرفض برسالة تذكر المتوفر، وإما يُسمح له بالنزول تحت الصفر — حسب الإعداد الذي اخترته لعملك.
هل أستطيع عكس جزء من توريد فقط؟
نعم. عكس أمر الشراء يعمل على عدد من الوحدات في سطر واحد كما يعمل على الاستلام كله. وقبل أن ينفَّذ، يفحص كل دفعة متأثرة ويرفض إن كانت وحدات منها قد بيعت، ويجمع كل التخصيصات فلا تمرّ عدة عمليات بيع جزئية.
كيف تُحسب كلفة البضاعة عندما يمتد السطر على دفعتين؟
بالمتوسط المرجّح للدفعات المستهلكة فعلًا. الخصم من الأقرب انتهاءً يقرر أي دفعات هي، وتُضبط كلفة السطر من كلفها الحقيقية بالتناسب، وتُحدَّث كلفة الطلب الكلية. وإعادة استلام دفعة موجودة تعيد حساب متوسط كلفتها قبل زيادة الكمية، فلا يُحسب شيء لاحقًا على سعر قديم.
هل تعمل صحة المخزون مع الأصناف التي تُباع بالعلبة؟
نعم، وهي من الأشياء التي تصيبها تحديدًا. سرعة البيع تُجمع بالوحدة الأساسية، فالمنتج الذي يبيع أربعة كراتين فيها اثنتا عشرة قطعة في الأسبوع يُقرأ ثمانيًا وأربعين وحدة في الأسبوع لا أربعًا — وهذا هو الفرق بين نقطة إعادة طلب صحيحة وأخرى مخطئة بمرتبة كاملة.
ذات صلة
جرّبه على قائمة منتجاتك أنت
اختر الباقة المناسبة، واستورد منتجاتك من ملف إكسل، فيصير عندك متجر وكاشير ودفتر طلبات يعمل في اليوم نفسه.
تتوفر باقة مجانية. ولا تحتاج بطاقة للتجربة. والاستيراد ينقل قائمة منتجاتك الحالية معك.